Opdrachtomschrijving: Doorontwikkeling Business Control Functie en Advies over IT- en Inkoop Control

Vanwege zwangerschapsverlof van een collega zijn we op zoek naar een ervaren businesscontroller om ons te ondersteunen van december 2024 tot mei 2025. Naast de reguliere control en VIC werkzaamheden tijdens de jaarrekening periode willen we ook graag ondersteund worden in de doorontwikkeling van onze control functies. Het gaat hier dus om 2 verschillende rollen. Een duo aanbieding is gewenst waarbij kwaliteit wordt geborgd.

De gemeente Hengelo streeft naar integraal risicomanagement. We hebben hier al mooie stappen in gezet. Graag willen we hier verder in geadviseerd worden. Een belangrijk onderdeel van de doorontwikkeling is de vertaling van het huidige normenkader naar een toetsingskader, zodat het toepasbaar wordt binnen de organisatie. Daarnaast wil de gemeente meer grip krijgen op specifieke bedrijfsvoeringsfuncties zoals IT-control en inkoopcontrol. Er is behoefte aan een advies over hoe deze onderdelen integraal kunnen worden opgenomen binnen de business control functie.

De gemeente zoekt hierbij externe ondersteuning om naast de reguliere businesscontrol taken, zowel het toetsingskader te ontwikkelen als een gedegen advies te ontvangen over de implementatie van integraal risicomanagement en de integratie van IT- en inkoopcontrol binnen de bredere business control functie. Dit ook in relatie tot de werking van de drie lijnen in de organisatie.

Opdrachtomschrijving: Opdrachtnemer wordt enerzijds gevraagd om de control werkzaamheden op te pakken tijdens het verlof van de businesscontroller. Het gaat hierbij om de werkzaamheden rondom de onrechtmatigheidscontroles inkoop, spendanalyse, controle prestatieleveringen, verhuur vastgoed, leges omgevingsvergunningen, parkeeropbrengsten e.o. en om de business control functie verder te ontwikkelen door een toetsingskader op te stellen en advies te geven over integraal risicomanagement en de integratie van IT- en inkoopcontrol binnen de business control functie.

De ondersteuning op de businesscontrol functie omvat ongeveer 24 uren (Rol 1) en 16 uren (Rol 2) per week, waarbij de maanden december 2024 en april 2025 gelden als overdrachtsmaand en dus minder inzet verlangen. 

De opdracht omvat de volgende onderdelen:

1. Vertaling van het normenkader naar een toetsingskader:
   • Analyseer het bestaande normenkader van de gemeente.
   • Vertaal dit normenkader naar een concreet, toepasbaar toetsingskader dat business controllers in staat stelt effectief toezicht te houden op naleving, risicobeheersing en interne controles. Dit graag in Excel of Word en uitgesplitst naar getrouwheid en rechtmatigheid
   • Werkprogramma begrotingsonrechtmatigheid opstellen
   • Integraal controlplan inclusief relatie met de werkprogramma’s over hoe de controles op rechtmatigheid als getrouwheid uitgevoerd moeten worden.
   • Het toetsingskader moet handvatten bied

• • en voor de evaluatie van de belangrijkste processen en risico’s binnen de organisatie.

1. Advies over IT-control en inkoopcontrol:
   • Onderzoek hoe IT-control en inkoopcontrol effectief kunnen worden geïntegreerd binnen de bestaande business control functie.
   • Geef een helder en uitvoerbaar advies over hoe IT- en inkoopprocessen, inclusief de bijbehorende risico’s en controles, kunnen worden opgenomen in de werkzaamheden van de business controllers.
   • Zorg ervoor dat de aanbevelingen aansluiten bij de strategische doelen van de gemeente, met oog voor effectieve risicobeheersing en interne controlemechanismen binnen deze domeinen.

Gevraagde Deliverables:

1. Toetsingskader: Een werkbaar en toepasbaar toetsingskader voor de financieel materiele processen, gebaseerd op het huidige normenkader van de gemeente, dat kan worden gebruikt door de business controllers.
2. Adviesrapport over integraal risicomanagement en integratie IT- en Inkoopcontrol: Een adviesrapport met een voorstel voor de integratie van IT-control en inkoopcontrol binnen de business control functie. Dit rapport moet praktische richtlijnen en aanbevelingen bevatten voor de implementatie en borging van controle- en beheersmaatregelen binnen deze bedrijfsvoeringsgebieden.

Randvoorwaarden:.

• Alle opgeleverde producten en adviezen moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgeving, gemeentelijke richtlijnen en best practices (niet experimenteel) op het gebied van risicomanagement, controle en bedrijfsvoering.
• Het advies over IT- en inkoopcontrol moet toekomstgericht zijn, met oog voor verdere digitalisering en organisatorische ontwikkeling binnen de gemeente.
• Vereisten
  • Rol 1:
    • Minimaal 2 jaar werkervaring
    • Kennis van gemeenten en processen
    • Zelfstandig VIC werkzaamheden uitgevoerd (bij voorkeur ook bij gemeenten)
    • Ervaring met vertalen normenkader naar toetsingskader
  • Rol 2:
    • Minimaal 15 jaar werkervaring binnen de accountancy en het gemeentelijke domein
    • Eerder betrokken geweest bij trajecten m.b.t. risicomanagement en de implementatie daarvan
    • Registeraccountant
    • Pre: IT-audit opleiding en ervaring gezien vraagstuk IT-control.

Tijdspad en oplevering: De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen een periode van december 2024 tot mei 2024. Het adviesrapport graag met tussentijdse evaluaties op 1 februari en 1 april. Het toetsingskader en het adviesrapport worden uiterlijk op 31 juni 2025 opgeleverd. Verlenging is mogelijk.

Samenwerking en verwachtingen: De gemeente verwacht van de opdrachtnemer een proactieve houding en nauwe samenwerking met de betrokken functionarissen. Het is essentieel dat de opgeleverde producten direct bruikbaar zijn in de praktijk en dat er voldoende aandacht wordt besteed aan kennisoverdracht, zodat de gemeente zelf verdere stappen kan zetten in de doorontwikkeling van de business control functie.